RECORD RETENTION SCHEDULE

1. PENGERTIAN

                Sebelum kita masuk ke dalam pengertian record retention schedule, maka kita ulang sedikit masalh filing yang sudah dibicarakan pada bab yang ada didepannya,

                Dalam FILING kita bicarakan bagaimana cara menyimpan data-dat ataupun surat-surat perusahaan yang penting, tanpa melihat batas waktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharusnya disimpan. Untuk itu masalah kapan dan perlukah suatu papers disimpan dan kapan seharusnya surat, data maupun laporan sebaiknya dimusnahkan kita perlu mengetahuinya apa yang dinamakan Record Retention Schedule.

Adapun pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah sebagai berikut :

                Record Retention Schedule adalah Suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan , pemilihan, distribusu ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis record yang mana dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

2. PENGELOLAAN RECORDS

                Pengelolaan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya.

                Bderdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan keputusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage).

Adapun penggolongan records menurut FX sudadji adalah sebagai berikut :

1.         Records yang tidak penting (nonessential),

2.         Records yang dapat dimanfaatkan (helpful),

3.         Records yang penting (important),

4.         Records yang sangat penting (vital).

1.    Records yang tidak penting

Records yang tidak penting disini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dealam waktu yang singkatatau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu.

Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.

Yang bisa termasuk ke dalam records ini antara lain :

1.                   Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas

2.                   Slip-slip surat pendaftaran pegawai

3.                   Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, peresmian gedung dsb)

4.                   Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb)

5.                   Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.

2.    Records yang tidak dimanfaatkan

Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas  sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalu sudah melewati batas waktu kadaluarsa.

Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untuk mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut sudah dapat dimusnahkan.

Sedangkan  yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :

a.       Surat-surat undangan rapat

b.      Dokumen-dokumen yang bersifat periodik

c.       Surat-surat keterangan izin dan sakit

d.      Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.

3.              Records yang penting

Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yang relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun.

Records ini karena mempunyai usia pemakaina yang relatif lama maka records ini harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dan memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinou.

Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari  atau file kabinet yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yang disimpan terjamin.

Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bisa dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang.

Yang tegolong ke dalam records yang penting adalah :

a.       Dokumen-dokumen penjualan

b.      Laporan-laporan keuangan

c.       Catatan-catatan pembukaan mengenai penerimaan dan pengeluatan masalah keuangan

d.      Wesel-wesel tagih dan sebagainya.

4.              Records yang sangat penting

Records ini yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut.

Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpana n yang permanen records-records tersebut  harus melewati proses yaitu dimsukkan terlebih dahulu  ke dalam tempat penyimpanan permanen records yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.

Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :

a.       Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai

b.      Surat perjanjian kontrak

c.       Surat-surat asuransi

d.      Surat-surat keputusan

e.      Surat izin pengoperasian kegiatan perusahaan

f.        Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.

sumber : e-book organisasi dan metode