FILING

Pengertian Singkat

Pengertian Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpilan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tinadakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Dari pengertian tersebut di atas dapat kita simpulkan :

Hal yang paling pokok dalam FILING adalah tidak hanya bagaimana melakukan penyimpanan saja tetapi juga yang paling penting adalah bagaimana surat yang disimpan tersebut bisa dengan mudah ditemukan kembali.

Mengapa suatu FILING diperlukan dalam suatu perusahaan ?

Pentingnya suatu FILING dilakukan menyangkut :

a.    Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan diwaktu-waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kemajuan-kemajuan dan perubahan organisasi.

b.    Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu-waktu jika diperlukan dapat denga mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyangkut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manejer sangat perlu diperhatikan.

c.     FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajeryang sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. Jangan sampai pada saat ingatan tersebutdiperlukan dalam mengatasi suatu masalah susah ditemukan.

d.    FILING yang dibuat setepat-tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau papers.
Papers tersebut antara lain :
-    Surat pembayaran barang.
-    Surat penerimaan barang.
-    Surat hutang.
-    Surat asuransi.
-    Surat penjualan barang.
-    Surat pengiriman barang.
-    Surat-surat administrasi kepegawaian.
-    Surat-surat pembayaran pajak.
-    Surat perjanjian perdagangan.
-    Surat-surat jaminan.
-    Laporan-laporan keuangan perusahaan.
-    Daftar harga-harga bahan-bahan dasar.
-    Dan surat-surat yang lainnya.
Semua surat-surat yang tersebut di atas di samping yang belum termasuk ke dalam surat-surat di atas sangat penting gunanya bagi perusahaan, karena surat-surat di atas tersebut akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik dalam mengadakan perencanaan masa depan maupun target-terget perusahaan yang hendak dicapai sampai dengan masalah dalam pengambilan keputusan.
Sumber :       e-book Organisasi dan metode