TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, SISTEM KERJA

PENGERTIAN
Dalam mengartikan tata kerja dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian untuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.

Tatakerja             merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisiensi yang maksimal.

Prosedur             merupakan  tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari man aslnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem                  merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Misalnya :
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan Gunadarma adalah sebagai berikut :

1.       Mengklarifikasi buku berbahasa Inggris dan buku berbahasa Indonesia

2.       Memberikan kode-kode tertentu pada buku menurut abjad, nama pengarang maupun gabungan keduanya (Melaksanakan pengkodean buku = coding).

3.       Mengatur buku-buku yang sudah diberi kode di tempat yang sudah disediakan.

4.       Menentukan jangka waktu peminjaman dan pengembalian buku hingga tersusun rapi seperti semula.

Dari contoh tersebut untuk masing-masing kegiatan biasanya dibagi lagi tata kerja dalam prosedurnya sehingga bisa dilaksanakan dengan baik.

Penting untuk ditekankan di sini bahwa ketiga-tiganya baik tata kerja, prosedur maupun sistem merupakan satu kesatuan yang bulat akhirnya ketiga-tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu.

                Jadi dengan adanya sistem kerja, tata kerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.

PRINSIP-PRINSIP PEMAKAIAN TATA KERJA, PROSEDUR DAN SISTEM KERJA

                Prinsip-prinsip yang harus dipengaruhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut :

1.         Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

2.         Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepet-teptnya  maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacmnya.

3.         Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya

4.         Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang dimaksud.

5.         Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur surat keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.

6.         Dan tiap-tiap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

7.         Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi inti dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.

Sumber : e-learning gunadarma.ac.id